Näin käytät GS1 Rekisteriä

GS1 Rekisteri otetaan käyttöön porrastetusti vuosien 2020 ja 2021 aikana. Ensimmäisessä vaiheessa toukokuusta 2020 alkaen palvelun ottavat käyttöön uudet GS1-yritystunnisteasiakkaat. GS1 on yhteydessä asiakkaisiinsa kun käyttöönotto on ajankohtaista. 

Ohjeen sisältö:

1. Käyttäjätunnuksen aktivointi ja ensimmäinen kirjautuminen
2. Käyttöliittymän välilehdet
3. Uuden GTIN-koodin luonti ja tuotteen tietojen antaminen
4. Viivakoodin tekeminen
5. Uuden GLN-numeron luonti ja tietojen antaminen
6. Käyttäjien hallinointi
7 . Palvelussa käytettävä sanasto

1. Käyttäjätunnuksen aktivointi ja ensimmäinen kirjautuminen

gs1_rekisteri_kirjautuminen

Kun yrityksesi on tilannut GS1-yritystunnisteen, saat antamaasi sähköpostiosoitteeseen linkin, jonka kautta pääset aktivoimaan käyttäjätunnuksesi GS1 Rekisteriin. Käyttäjätunnusta aktivoidessasi määrittelet itsellesi salasanan, jolla pääset jatkossa kirjautumaan palveluun osoitteessa: https://rekisteri.gs1.fiGS1 Rekisterin käyttöön suositellaan tietokoneen Chrome-, Safari- ja Firefox-selaimia. Mobiilikäyttöä ei toistaiseksi tueta eikä suositella.

Salasanan pitää olla vähintään 8 merkkiä pitkä ja sen tulee sisältää vähintään yksi numero sekä yksi iso kirjain.

Yrityksen ensimmäiselle käyttäjälle on määritetty Pääkäyttäjä-oikeudet, ja kirjauduttuasi palveluun pääset tarvittaessa luomaan uusia käyttäjätunnuksia erilaisilla oikeuksilla muille yrityksesi henkilöille. Tarkempaa tietoa käyttäjärooleista löytyy tämän ohjeen Käyttäjät-osiosta.


2. Käyttöliittymän välilehdet

gs1_rekisteri_välilehdet

Käyttöliittymässä on viisi välilehteä - Yritystunnisteet, GTIN-koodit, GLN-numerot, Yritykset sekä Käyttäjät. Vain yrityksen pääkäyttäjällä näkyy Käyttäjät-välilehti. Voit tutustua tarkemmin eri välilehtiin alla olevista kohdista.

Yritystunnisteet-välilehdeltä löydät kaikki yrityksellesi myönnetyt GS1-yritystunnisteet. Tältä välilehdeltä näet myös kuinka monta tunnistenumeroa mistäkin yritystunnisteesta on jo käytössä ja kuinka monta tunnistenumeroa on vielä vapaana ja käytettävissä.

gs1_rekisteri_yritystunnisteet

GTIN-koodit-välilehdellä pääset luomaan uusia GTIN-koodeja klikkaamalla sivun vasemmassa yläreunassa olevaa Luo GTIN-koodi -painiketta. Kun kirjaudut GS1 Rekisteriin ensimmäistä kertaa, tämä sivu on tyhjä. 

Kun olet luonut tuotteillesi GTIN-koodeja sekä tallettanut tuotteiden tietoja GS1 Rekisteriin, näet tiedot tällä välilehdellä. Toiminnot sarakkeen kautta pääset katsomaan ja muokkaamaan GTIN-koodeihin liittyviä tuotetietoja, luomaan viivakoodin tai muuttamaan GTIN-koodin tilaa. 

gs1_rekisteri_tunnistenumerot

GLN-numerot-välilehdeltl pääset luomaan uusia GLN-numeroja klikkaamalla sivun vasemmassa yläreunassa olevaa Luo GLN-numero -painiketta. Kun kirjaudut GS1 Rekisteriin ensimmäistä kertaa, tämä sivu on tyhjä. 

gs1_rekisteri_GLN

  

Yritykset-välilehdeltä näet sen yrityksen GS1-yritystunnisteet, joihin sinulla on käyttöoikeus. 

gs1_rekisteri_yritykset

  

Käyttäjät-välilehdellä voit hallinnoida yrityksesi käyttäjätunnuksia erilaisilla käyttäjärooleilla. GS1 Rekisterissä on käytössä seuraavat käyttäjäroolit:

Käyttäjärooli Selitys
Pääkäyttäjä Oikeudet hallinnoida organisaation käyttöoikeuksia sekä luoda, ylläpitää ja katsella yrityksen tuotteita ja yrityksen käyttämiä tunnistenumeroita
Ylläpitäjä Oikeudet luoda, ylläpitää ja katsella yrityksen tuotteita sekä yrityksen käyttämiä tunnistenumeroita
Katselija Oikeudet katsella yrityksen tuotteita ja yrityksen käyttämiä tunnistenumeroita

3. Uuden GTIN-koodin luonti ja tuotteen tietojen antaminen

GTIN-koodien luonti tehdään GTIN-koodit-välilehdellä ja aloitetaan klikkaamalla Luo GTIN-koodi -painiketta. 

gs1_rekisteri_luo_gtin_koodi

GTIN-koodit kannattaa lähtökohtaisesti luoda aina automaattisesti. Valitse siis luontitavaksi "Luo automaattisesti" ja sen jälkeen yritystunniste, mistä haluat GTIN-koodin luoda. Jos yritykselläsi on vain yksi yritystunniste, ehdottaa järjestelmä tätä automaattisesti. Tässä kohtaa näet myös vapaiden koodien määrän. Sen jälkeen paina Luo-painiketta.

gs1_rekisteri_luo_gtin-koodi_vaaka

Kun olet saanut GTIN-koodin luotua, klikkaa Muokkaa-painiketta. Näin pääset antamaan tuotteesi tiedot, jotka myös tallennetaan GS1 Rekisteriin.

GTIN-koodille tallennetaan vähintään seuraavat tiedot:

Tietokenttä Ohjeistus
GPC-luokka GPC (Global Product Classification) on maailmanlaajuinen tavararyhmittely sekä valmistajien että vähittäiskauppojen käyttöön. Se on yhteinen tapa, jolla tuotteita voidaan ryhmitellä tiettyjen kriteerien mukaan. Valitse tuotteelle parhaiten sopiva luokka aukeavasta valikosta. Voit myös hyödyntää valikon yläpuolella olevaa hakutoimintoa.
Hierarkiataso Kuvaa tuotteen sijaintia pakkaushierarkiassa. Valitse, onko kyseessä vähittäistuote, kuljetuspakkaus vai lava.
Onko kuluttajatuote? Kertoo, että myydäänkö tuotetta kuluttajille. Kuljetuspakkaus voi olla myös kuluttajatuote, esim. kuluttajille myytävä lajitelma (keksikassi, lahjapakkaus) tai monipakkaus (6-pack, 12-pack). 
Kohdemarkkina Lisää vähintään yksi kohdemarkkina. Mikäli tuotetta myydään muissa maissa, lisää myös nämä kohdemarkkinat.
Brändinimi Brändinomistajan käyttämä, tunnistettava nimi, jolla yksilöidysti voidaan tunnistaa palvelu- tai tuoteryhmä. Mikäli tuotteella ei ole erikseen määriteltyä brändiä, käytä yrityksesi nimeä.
Brändi ja tuotenimi

Valitse kieli ja kirjoita selkeä ja ymmärrettävä kuvaus, jonka avulla voidaan helposti tunnistaa, mistä tuotteesta on kyse. Kuvaus voi sisältää mm. seuraavat tiedot:

Brändinimi, alabrändi (tarvittaessa), tuotenimi, variantti (tarvittaessa) sekä nettosisältö

Esimerkiksi: GS1 Synkka Pyykinpesuaine Hajustamaton 750ml

Voit tallentaa tiedot usealla eri kielellä valitsemalla kentän oikealta puolelta olevaa kolme pistettä ja valitsemalla "Lisää uusi".

Nettosisältö

Tuotteen sisällön määrä kuten pakkauksessa on ilmoitettu, esimerkiksi 400 grammaa, 1 litra, 5 kappaletta.

Tuotteille, joilla voidaan laskea kappalemäärä, esim. välipalapatukkalaatikko,  vaippapaketti tai monipakkaus, nettosisältökenttään annetaan kappalemäärä. Myös tuotteille, joiden sisältämät tuotteet ovat eri yksiköissä (esim. lahjapakkaus, jossa on shampoo + hoitoaine + hiusharja) nettosisältö ilmoitetaan kappaleina.

Nettosisällön voi ilmoittaa useammassa mittayksikössä, esim. monipakkauksen kappalemäärän lisäksi voi ilmoittaa tuotteen painon grammoissa tai kiloissa. Antaaksesi useamman nettosisältötiedon, klikkaa oikean reunan kolmea pistettä ja valitse "Lisää uusi". Tuotteelle ei voi antaa kahta nettosisältöä samassa mittayksikössä.

Edellä mainittujen tietojen lisäksi GTIN-koodille voidaan tallentaa myös seuraavat tiedot:

Tietokenttä Ohjeistus
Tuotekuva Tuotekuvan antaminen ei ole pakollista, mutta se on erittäin suositeltavaa. Kuvan voit ladata joko omalta tietokoneeltasi tai verkosta antamalla kuvan URL-osoitteen.
Lisätunniste Tässä voit ilmoittaa yrityksesi käyttämän oman tuotenumeron.

Kuljetuspakkaukselle tai lavalle voidaan lisäksi rekisteröidä seuraavat tiedot:

Tietokenttä Ohjeistus
Sisältyvän tuotteen GTIN ja määrä

Tässä voidaan kuljetuspakkauksen tai lavan GTIN-koodia rekisteröitäessä ilmoittaa,  mitä tuotetta tai tuotteita se sisältää ja kuinka monta kappaletta.

Lajitelmille ilmoitetaan kaikki niiden sisältämät tuotteet ja niiden määrät. Tämä tapahtuu klikkaamalla tietokentän oikealla puolella olevaa painiketta, ja valitsemalla siitä aukeavasta valikosta ”Lisää uusi”.

Alla on näkymä tuotteen perustiedoista kun aloitat tuotetietojen syöttämisen. Punaisella on korostettu ne tietokentät, joiden antaminen on pakollista.

gs1_rekisteri_tuotteen_perustiedot_800

Kun olet syöttänyt tuotteen perustiedot ja tallentanut tuotteen, näkyy tuotteesi GTIN-koodit-välilehdellä Luonnos-tilassa. Nyt voit tarkastella tuotteesi tietoja, muokata antamiasi tietoja, ladata tuotteesi viivakoodin sekä muuttaa tuotteesi statuksen aktiiviseksi.

gs1_rekisteri_tallennettu_GTIN_800

TÄRKEÄÄ - LUE ENNEN KUIN MUOKKAAT TUOTTEEN TIETOJA!

Tuotetietojen muuttamista ja muokkaamista määrittää kansainvälinen GTIN-hallintastandardi. Jokainen uusi tuote tarvitsee esimerkiksi uuden GTIN-koodin eikä aikaisemmin käytettyä koodeja saa antaa uudelle tai toiselle tuotteelle. Myös tuotteen painon tai pakkauksen mittojen muuttuessa tarvitaan useimmiten uusi GTIN-koodi. 
Tutustu GTIN-hallintastandardiin (aukeaa uuteen ikkunaan)


4. Viivakoodin tekeminen

gs1_rekisteri_viivakoodi_luotu

Voit luoda viivakoodin antaessasi tai muokatessasi tunnistenumeroon liittyviä tuotetietoja tai vaihtoehtoisesti GTIN-koodit-välilehden listauksen Toiminnot-sarakkeessa olevan Viivakoodi-painikkeen kautta.

Kuluttajatuotteelle voit tehdä yritystunnisteesi tyypistä riippuen joko EAN-viivakoodin tai UPC-viivakoodin. Pakkaushierarkian ylemmille tasoille (kuljetuspakkaus, lava) voit tehdä näiden lisäksi myös ITF-14 -viivakoodin. Voit tallentaa viivakoodin PNG-muodossa Lataa-painikkeen kautta.


5. Uuden GLN-numeron luonti ja tietojen antaminen

GLN-numeroiden luonti tehdään GLN-numerot-välilehdellä ja aloitetaan klikkaamalla Luo GLN-numero-painiketta.

luo_GLN-numero

GLN-numerot kannattaa lähtökohtaisesti luoda aina automaattisesti. Valitse siis luontitavaksi "Luo automaattisesti" ja sen jälkeen yritystunniste, mistä haluat GLN-numeron luoda. Jos yritykselläsi on vain yksi yritystunniste, ehdottaa järjestelmä tätä automaattisesti. Tässä kohtaa näet myös vapaiden koodien määrän. Sen jälkeen paina Luo-painiketta.

luo_GLN_vaaka

Kun olet saanut GLN-numeron luotua, klikkaa Muokkaa-painiketta. Näin pääset antamaan tiedot, jotka myös tallennetaan GS1 Rekisteriin.

GLN-numerolle tallennetaan vähintään seuraavat tiedot:

Tietokenttä Ohjeistus
Yritys Yritys, jolle GLN-numero kuuluu
Sijainnin tai osapuolen nimi Valitsemanne nimi
Sijainnin tai osapuolen kuvaus Valitsemanne kuvaus.
Käyttötarkoitus

Osapuoli (yritys/organisaatio), Osapuoli (yrityksen osa), Fyysinen sijainti tai Digitaalinen sijainti

Mikäli käyttötarkoituksena on Fyysinen sijainti, tulee sille vielä valita Sijainnin tarkenne (katso alla).

Sijainnin tarkenne Fyysisen käyttötarkoituksen tarkenne: Alue, Rakennus, Alueen tai Rakennuksen osa tai Varastopaikka
Osoite

Osoitteen tarkenne on lisäkenttä sitä tarvitseville eikä pakollinen täyttää.

GPS-koordinaatit tulee antaa oikeassa muodossa desimaaliasteina tai asteet, minuutit ja sekunnit -muodossa.

Alla on näkymä perustiedoista, kun aloitat tietojen syöttämisen. Punaisella on korostettu ne tietokentät, joiden antaminen on pakollista. 

GLN-perustieot

Kun olet syöttänyt perustiedot GLN-numerolle, näkyy se välilehdellä Luonnos-tilassa. Nyt voit tarkastella tai muokata antamiasi tietoja sekä muuttaa tilan aktiiviseksi.

tallennettu_GLN

6. Käyttäjien hallinnointi

gs1_rekisteri_luo_käyttäjä

Aloita uusien käyttäjien luominen klikkaamalla Luo-painiketta. Tämän jälkeen syötä avoimeen kenttään uuden käyttäjän sähköpostiosoite ja klikkaa "Tarkasta". Kun sähköpostiosoite on validoitu, anna uuden käyttäjän muut tiedot (vähintään etunimi, sukunimi, kieli sekä rooli) ja klikkaa "Tallenna". Uusi käyttäjä saa viestin annettuun sähköpostiosoitteeseen ja pääsee luomaan salasanan palveluun kirjautuakseen.

Sivun oikeassa yläreunassa olevan Käyttäjä-pudotusvalikon kautta pääset muokkaamaan omia käyttäjätietojasi ja sieltä voit esimerkiksi valita, että haluatko käyttää palvelua suomeksi vai englanniksi. Saman valikon kautta pääset myös kirjautumaan ulos palvelusta.


7. Palvelussa käytettävä sanasto

Termi Selitys
GS1-yritystunniste GS1-yritystunnisteen avulla voit muodostaa GS1-järjestelmän mukaisia koodeja/numerosarjoja. GS1-yritystunnisteen yleisin, ja useimmille yrityksille ensimmäisenä ilmenevä käyttötarkoitus on tuotteiden yksilöinti GTIN-koodilla ja niiden merkitseminen EAN-viivakoodeilla.
GTIN-koodi (Global Trade Item Number) GTIN on tunnistenumero, jota käytetään kauppanimikkeiden yksilöimiseen. GTIN-koodista käytetään puhekielessä myös termejä enari ja EAN-koodi. GTIN-koodi muodostetaan yritykselle myönnetyn GS1-yritystunnisteen pohjalta.
Hierarkiataso Tuotteita pakataan usein erilaisiin kuljetuspakkauksiin, jotka pakataan edelleen kuljetuslavoille. Hierarkiataso kertoo, onko kyseessä vähittäistuote, kuljetuspakkaus tai lava.
Kohdemarkkina Kohdemarkkinoilla tarkoitetaan niitä maita, joissa tuotetta myydään.