Usein kysyttyä GS1 Rekisteri -palvelusta

Tälle sivulle on koottu yleisimmät kysymykset liittyen GS1 Rekisteriin. Päivitämme usein kysyttyjen kysymysten listausta jatkuvasti.

1. Tuleeko Rekisterin käytöstä pakollista?

Kyllä. Rekisterin käyttöönoton jälkeen kaikilta uusilta yritystunnisteasiakkailta edellytetään Rekisterin käyttöä. Nykyiset asiakkaat ottavat Rekisterin käyttöönsä vaiheittain vuosien 2020-2021 aikana. Tämän jälkeen GTIN-koodien tallentaminen on pakollista kaikille yritystunnisteasiakkaille.​

2. Paljonko rekisterin käyttö maksaa?​

GS1 Rekisterillä ei ole erillistä käyttömaksua vaan sen käyttö sisältyy yritystunnisteen vuosimaksuun. ​

3. Koska Rekisterin saa käyttöön?

Uudet asiakkaat saavat Rekisterin käyttöönsä heti asiakkaaksi liittymisen yhteydessä.

Mikäli yritys on liittynyt GS1:n asiakkaaksi ennen toukokuuta 2020, GS1 asiakaspalvelusta ollaan yhteydessä, kun käyttöönotto on kyseisen yrityksen osalta ajankohtaista. Mikäli yritys haluaa Rekisterin käyttöönsä heti, voi myös olla yhteydessä GS1 asiakaspalveluun

4. Millä tunnuksilla Rekisteriin kirjaudutaan? Käykö kirjautumiseen MyGS1- tai Synkka-tunnukset?  

Ennen kuin GS1 Rekisteriin pääsee kirjautumaan, GS1 asiakaspalvelu aktivoi palvelun käytön kyseiselle yritykselle. Aktivoinnin yhteydessä käyttäjälle lähetetään sähköpostiviesti sekä luodaan käyttäjätunnus, joka on käyttäjän sähköpostiosoite. Käyttäjä voi sen jälkeen vaihtaa salasanansa haluamakseen. MyGS1:ssä, Synkassa sekä Rekisterissä on tällä hetkellä eri kirjautumissivut, mutta jokaisessa käyttäjätunnuksena toimii käyttäjän sähköpostiosoite sekä käyttäjän määrittämä salasana.

5. Pitääkö rekisteriin tallentaa myös Private Label -tuotteet?

Rekisteriin tallennetaan myös private label -tuotteiden koodit. Tallentamisesta vastaa yritys, jonka yritystunnisteesta koodit on muodostettu, eli pääsääntöisesti private label -tuotteiden brändin omistava yritys.​

6. Pitääkö rekisteriin tallentaa myös sisäisessä käytössä olevat tuotteet?​

Rekisteriin tallennetaan kaikki GTIN-koodit, jotka on muodostettu käytössä olevasta yritystunnisteesta. Jos GTIN-koodi on sisäisessä käytössä, se merkitään tiedolla ”Ei kuluttajatuote”, jolloin tiedot GTIN-koodista eivät välity globaaliin rekisteriin.

7. Pitääkö rekisteriin tallentaa myös myyntierät tai lavat?

Kyllä, rekisteriin tallennetaan kaikki GTIN-koodit, jotka on muodostettu käytössä olevasta yritystunnisteesta. ​

8. Kuinka pitkään yrityksellä olevat paperiset GTIN-kodilistat ovat voimassa?

Yritysten käytettävissä olevat koodit eivät muutu Rekisterin käyttöönoton myötä ja asiakkaaksi liittymisen yhteydessä toimitetut GTIN-koodit ovat edelleen voimassa.

Yrityksen jo käyttämät GTIN-koodit on kuitenkin tärkeää tallentaa Rekisteriin ennen uusien viivakoodien luomista, jotta estetään koodien päällekkäinen käyttö.

9. Voiko Rekisteriin aikaisemmin syötettyjä tietoja muokata vielä myöhemmin?

Kyllä. GS1 Rekisteriin syötettyjä tietoja voi muokata myös myöhemmin.

10. Voiko tällä hetkellä olemassa olevia koodeja käyttää Rekisterissä? Kun osa koodeista on yrityksillä jo käytössä ja osa vapaana, pystyykö Rekisterissä määrittelemään, mistä numerosta lähtien uusia koodeja tehdään?

Olemassa olevat koodit tulee tallentaa Rekisteriin ennen käytön aloittamista, jotta Rekisteri voi muodostaa uusia koodeja vielä käyttämättömistä koodeista. Järjestelmään ei ole mahdollista määritellä numeroa, mistä lähtien numeroiden antaminen aloitetaan. Järjestelmä sallii myös vain yrityksen käytössä olevan numeroavaruuden (GS1-yritystunnisteen mukaisen) numeroiden käytön.

Käytetyt koodit voi tallentaa Rekisteriin käsin, mutta tulevaisuudessa myös Excel-latauksen avulla. Mikäli käytettyjä koodeja on vähän, esimerkiksi maksimissaan muutamia kymmeniä, tallennus kannattaa tehdä manuaalisesti ja ottaa Rekisteri heti käyttöön uusien koodien luomisessa.

11. Onko Rekisteriin liittymä Synkka-palvelusta, ettei tarvitse tehdä moninkertaista työtä

Synkkaan tallennettuja tuotteita ei tarvitse tallentaa erikseen Rekisteriin vaan Synkassa olevat tuotteet siirretään automaattisesti Rekisteriin. Tämä ominaisuus ei ole vielä valmis, ja tästä syystä suosittelemme Synkka-asiakkaita odottamaan, kunnes GS1 on yhteydessä. Mikäli Synkka-asiakkaalla on vain muutamia tuotteita Synkassa ja haluaa ottaa Rekisterin käyttöönsä heti ja on valmis syöttämään tuotteet myös Rekisteriin, on se kuitenkin mahdollista.

12. Pystyykö rekisteriin viemään tietoja bulkkina, esim. suoraan Excelistä?

Tietojen vieminen Excel-tiedoston avulla tulee olemaan mahdollista, ja informoimme tästä tarkemmin kun toiminnallisuuden käyttöönotto lähestyy.

13. Oletteko yhteydessä asiakasyritykseen kun luotte heille ensimmäistä käyttäjää?

Olemme yrityksiin yhteydessä, kun yritys voi aloittaa Rekisterin käytön. GS1 luo yrityksen ensimmäisen käyttäjätunnuksen ja sen jälkeen yritykset voivat luoda lisää tunnuksia tarpeensa mukaan.

Kaikkia asiakkaita kehotetaan tarkistamaan omat asiakas- ja yhteystiedot MyGS1:ssä.

14. Kuka voi katsella Rekisteriin tallennettuja tietoja?​

Jokainen yritys hallinnoi oman Rekisterin käyttäjätunnuksia ja voi myöntää katseluoikeuksia valitsemilleen henkilöille.​

Tietojen hakeminen globaalista rekisteristä tulee mahdolliseksi vuoden 2023 loppuun mennessä, jonka jälkeen GS1 Rekisteristä voi katsella myös toisten yritysten koodeja. Katselumahdollisuus tulee edellyttämään GS1 Finlandin asiakkuutta.​

15. Millä selaimilla Rekisteri toimii?

GS1 Rekisteriä voi käyttää Firefoxilla, Chromella ja Safarilla. Rekisterin käyttöä mobiililaitteilla ei toistaiseksi suositella.