Tuotteen näkyvyyden hallinta

(Tämä alla kuvattu muutos tulee käyttöliittymään huhtikuussa)

Synkassa tuotetiedot voidaan julkaista julkisena tai rajaamalla tuotetiedon näkyvyyttä.

Uudelle tuotteelle näkyvyyden määrittely aloitetaan Tuotteen perustiedot näkymällä. Valitse Julkinen kun haluat julkaista tuotteen julkisena tai silloin kun haluat julkaista tuotteen rajatulle vastaanottajaryhmälle. Klikkaa Luo yrityskohtainen tuoteversio-linkkiä kun haluat määritellä näkyvyyden tietylle yritykselle.

Tuotteen perustiedot_määrittele näkyvyys

Julkinen tuote

Tuotetiedot ovat kaikkien tuotetiedon vastaanottajien nähtävissä, kuten Suomen kaupparyhmien, HoReCa-toimijoiden ja yleishyödyllisten yhdistysten. Yleishyödylliset yhdistykset ovat mm. Ruokatieto yhdistys (Hyvää Suomesta) ja THL.

Julkisen tuotteen perustaminen


Rajattu tuote

Tuotteen tiedot julkaistaan rajatulle vastaanottajaryhmälle (esim. Kesko, S-ryhmä ja Tokmanni). Muut kun vastaanottajalistalla olevat vastaanottajat, eivät pysty näkemään ja kyselemään tuotetta. Tuotetiedoista luodaan vain yksi versio kaikille vastaanottajille. Muutokset tehdään tähän yhteen ja samaan tuoteversioon, mikä helpottaa tuotteen ylläpitoa. Tuote voidaan tarvittaessa muuttaa julkiseksi.

Rajatun tuotteen perustaminen


Yrityskohtainen tuote

Tuotetiedot näkyvät ainoastaan määritellylle vastaanottajalle/vastaanottajille. Tuotetietopankissa tuotteesta on yhtä monta versiota, kuin tuotteelle on määritelty vastaanottajia. Yrityskohtaisten tuoteversioiden tiedot voivat erota toisistaan, mikä pitää huomioida tuotetta päivittäessä. Muutokset tehdään erikseen jokaiseen tuoteversioon.

Huomaa, jos käytät rajattua vastaanottajalistaa tai yrityskohtaista versiota, sinun tulee ylläpitää kaikkien mahdollisten vastaanottajien GLN-listausta / luotava omat versiot eri vastaanottajille.

Yrityskohtaisen tuotteen perustaminen


Julkisen tuotteen perustaminen

  1. Tuotteen perustiedoissa, valitse tuotteen näkyvyydeksi: Julkinen
  2. Tuotteen julkaisuvaiheessa, määrittele tuotteen näkyvyys klikkaamalla Kohdemarkkinat-kenttää. Valitse Julkinen.
  3. Valinnan jälkeen, julkaise tuotetiedot

Tuotetiedot ovat nyt kaikkien Suomen vastaanottajien nähtävissä.


Tuotteen perustaminen rajatulle vastaanottajaryhmälle

  1. Tuotteen perustiedoissa, valitse että tuotteen näkyvyydeksi: Julkinen
  2. Tuotteen julkaisuvaiheessa, määrittele tuotteen näkyvyy klikkaamalla Kohdemarkkinat-kenttää. Valitse Rajoitettu.
  3. Valitse yritykset kenelle haluat antaa näkyvyyden tuotetietoihin
  4. Valinnan jälkeen, julkaise tuotetiedot

Tuotetiedot on nyt julkaistu, ja näkyvät rajoitetusti määrittelemällesi vastaanottajaryhmälle.

Rajattu näkyvyys kohdemarkkina
Rajattu näkyvyys Julkinen

Julkaisun jälkeen, tuote näkyy tuotelistauksessa yhtenä tuoterivinä. Kilkkaamalla Näytä tiedot-linkkiä, käyttäjä pääsee katsomaan mille vastaanottajille tuotteen näkyvyys on rajoitettu.

Rajattu näkyvyys tuotelistaus

Yrityskohtaisen tuotteen perustaminen

  1. Tuotteen perustiedoissa, klikkaa Luo yrityskohtainen versio
  2. Valitse Yksityinen ja hae yritys nimellä tai GLN-numerolla kenelle haluat luoda yrityskohtaisen tuoteversion. Yrityskohtaisella tuotteella voi olla vain yksi vastaanottaja, joten tähän kenttään ei voi ilmoittaa kuin yhden vastaanottajan.
  3. Jatka klikkaamalla Seuraava
  4. Kun tuotteen tiedot on tallennettu, klikkaa Julkaise vedos-painikkeesta
  5. Julkaise tuote klikkaamalla Julkaise

Tuotteen tiedot on nyt julkaistu ja nähtävissä ainoastaan valitsemasi vastaanottajalle.

Näkyvyys Julkaise vedos

Näkyvyyden hallinta

Pakkaushierarkia
Uuden vähittäistuotteen lisääminen
Kuljetuspakkauksen lisääminen
Tuotetietojen muokkaaminen
Tuotteen näkyvyyden muuttaminen yksityisestä julkiseksi
Synkronoinnin lopetus
Tuotteen näkyvyyden muuttaminen julkisesta yksityiseksi

Pakkaushierarkia

Jos koko tuotehierarkia on julkinen, kaikki hierarkian tasot (vähittäsituote ja sen kuljetuspakkaukset) määritellään julkisiksi. Tuotehierarkia voi olla vastaavasti kokonaan yksityinen, eli tällöin kaikki hierarkian tasot on määritelty yksityisiksi tietylle vastaanottajalle.

Hierarkiaan voi sisältyä myös sekä yksityisiä että julkisia tuotteita ja versioita. Alla on kuvattuna yksi esimerkki tällaisesta hierarkiasta. Esimerkissä vähittäistuotteella on yksi GTIN-koodi ja kaksi versiota. Kuljetuspakkauksia puolestaan on kaksi erilaista, kahdella eri GTIN-koodilla.

Hierarkia

Huomioitavaa on, että vastaava versio pitää aina löytyä jokaiselta hierarkian tasolta. Esimerkiksi jos vähittäsituotteesta on sekä yksityinen että julkinen versio, molemmilla versioilla pitää olla hierarkiassa vastaava kuljetuspakkaus, joko omalla GTIN-koodilla tai versiona.

Kun yhdestä tuotteesta on useita versioita, ne näkyvät erillisinä riveinä tuotelistauksessa:

Tuotelistaus

Kun tuotteesta on useita versioita, pakkaushierarkian eri haarat näkyvät erillisillä välilehdillä Pakkaushierarkia -näkymällä:

Pakkaushierarkia

Yllä olevassa kuvassa näkyy kuljetuspakkauksen kohdalla punainen kolmio. Tyypillinen tilanne on esimerkiksi se, että vähittäsituotteesta on luotu useita versioita, mutta vastaavia versioita ei ole luotu kuljetuspakkaustasolla. Kun klikkaa kuvassa näkyvää punaista kolmiota, järjestelmä ilmoittaa puuttuvasta versiosta, ja kysyy haluaako käyttäjä luoda sellaisen. Valitsemalla "Luo tuote" järjestelmä ohjaa sinut lisäämään puuttuvan version.

Luo tuote

Uuden vähittäistuotteen lisääminen

Synkka-palveluun uutta tuotetta lisättäessä määritellään Perustiedot -näkymällä halutaanko tuotteesta tehdä julkinen vai yksityinen. Valittaessa vaihtoehdon Yksityinen, järjestelmä kehoittaa määrittelemään vastaanottajan, jolle tuotetiedot tulevat näkymään.

Uusi tuote

Tuotetiedoissa kyseiset tiedot on nähtävillä Kohdemarkkinat ja osapuolet -näkymällä. Tällä näkymällä on mahdollista lisätä useampia vastaanottajia. Näin tuotteelle muodostuu uusi yksityinen versio.

Määriteltyäsi vastaanottajan, järjestelmä kysyy miten haluat luoda uuden tuotteen. Vaihtoehtoina on:

  • Uusi pohja Vähittäistuotteelle luodaan uusi versio tyhjältä pohjalta, antamalla kaikki tuotetiedot
  • Uusi tuote luodaan kopioiden tietoja...  Vähittäsituotteelle luodaan uusi versio kopioimalla tuotetiedot toiselta versiolta. Seuraavaksi valitaan minkä version tiedot haluat kopioida:
Kopiointi

 

Kun tuotteesta on luotuna useita versioita, voit siirtyä versiolta toiselle näkymällä Kohdemarkkinat ja osapuolet.

Versiot näkyvät erillisinä riveinä myös tuotelistauksessa:

Yksityinen versio

Kuljetuspakkauksen lisäämien

Kun vähittäsituotteesta on useita versioita, esimerkiksi yksityinen versio kahdelle eri vastaanottajalle, pitää molemmille vastaanottajille olla vastaavasti myös kuljetuspakkaus (joko versio tai kuljetuspakkaus eri GTIN-koodilla). Lisää ensin kuljetuspakkaus ensimmäiselle vähittäsituotteen versiolle valitsemalla "Uusi ylempi hierarkiataso". Anna kuljetuspakkauksen tiedot ja tallenna.

Siirry tämän jälkeen toiselle vähittäsituotteen versiolle, ja lisää toinen yksityinen kuljetuspakkaus tai toinen yksityinen versio kuljetuspakkauksesta. Tuotehierarkia voi näyttää esimerkiksi tältä:

HIERARKIA2

Tuotetietojen muokkaaminen

Kun tuotetietoja ylläpidetään ja muokataan, on hyvä huomioida tietokenttien eri tyypit:

  • Kohdemarkkinakohtaiset tietokentät
    • Kun kohdemarkkinakohtaista tietoa päivitetään, kaikki kyseiselle kohdemarkkinalle julkaistut versiot päivittyvät automaattisesti. Kohdemarkkina on esimerkiksi Suomi. Kohdemarkkinakohtainen tietokenttä on esimerkiksi Tuotannon lopetus päivämäärä.
  • Globaalit tietokentät
    • Ylläpidettäessa kaikille yhteistä tietoa mille tahansa tuotteen versiolle, tuotteen kaikki versiot päivittyvät automaattisesti. Esimerkiksi Valmistusmaa on globaali tietokenttä.
  • Vastaanottajakohtaiset tietokentät
    • Kun päivitetään vastaanottajakohtaista tuotetietoa, tieto päivittyy ainoastaan kyseiselle vastaanottajalle määriteltyyn versioon ja muut versiot eivät muutu. Huomaathan käydä päivittämässä tiedon erikseen kaikille tarvittaville versioille. Esimerkiksi Onko laskutusyksikkö ja Onko tilausyksikkö ovat vastaanottajakohtaisia tietokenttiä.

Tuotteen näkyvyyden muuttaminen yksityisestä julkiseksi

Synkronoinnin lopetus

Tuotteen näkyvyyttä on mahdollista muuttaa kun tuote on Luonnos -tilassa. Jos tuote on Julkaistu/Ladattu -tilassa, se palautetaan luonnos -tilaan toiminnolla "Lopeta synkronointi". Tällä toiminnolla tiedon vastaanottajalle lähtee tieto, että tuotetietojen välitys päättyy.

Lopeta synkronointi

Kun synkronoinnin lopetus tehdään pakkaushierarkian ylimmältä tasolta, järjestelmä tekee synkronoinnin lopetuksen myös alemmille hierarkian tasoille kyseisessä hierarkian haarassa. Näin koko hierarkian haara palaa luonnos -tilaan. Jos pakkaushierarkiassa on useita haaroja, ne on huomioitava jokainen erikseen.

Kun tuote on luonnos -tilassa, näkyvyyttä voidaan muuttaa näkymällä Kohdemarkkinat ja osapuolet. Yksityisellä tuotteella näkyy osapuolena määritelty vastaanottaja. Tuotteelle lisätään julkinen versio valitsemalla "Lisää osapuoli"

Lisää osapuoli

Perustiedot -näkymällä valitse "Julkinen" ja lisää tuotteelle julkinen versio joko uudella pohjalla tai kopioimalla olemassa olevia tuotetietoja (katso yllä kohta Uuden vähittäsituotteen lisääminen). Lisää samaan tapaan julkinen versio kaikille hierarkian tasoille.

Näin tuotteella on sekä yksityinen että julkinen versio. Kun tavoitteena oli muuttaa näkyvyys yksityisestä julkiseksi, nyt on mahdollista poistaa yksityinen versio.

Poista

Huom; poistoa ei voi perua. Jos tuotteesta on tallennettu vain yksi versio, ja sen poistaa, katoaa tuotetiedot kokonaan tuotetietopankista.

Lopuksi julkaise julkinen versio.

Tuotteen näkyvyyden muuttaminen julkisesta yksityiseksi

Muokkaaminen voidaan tehdä luonnos- tilassa olevalle tuotteelle. Jos tuote on julkaistu/Ladattu -tilassa, tee tuotteelle aluksi synkronoinnin lopetus (katso ohjeen kohta Synkronoinnin lopetus).

Kun tuotteen näkyvyys on määritelty yksityiseksi, tuotteelle on määritelty yksi tai useampia tuotetiedon vastaanottajia. Jokaiselle vastaanottajalle on järjestelmässä oma tuoteversio. Julkisen tuotteen tuotetiedot ovat kaikkien tuotetiedon vastaanottajien nähtävillä. Tilanteessa, jolloin julkinen tuote halutaan muuttaa yksityiseksi;

  1. Tuotteelle lisätään yksityinen versio.Valitse "Lisää osapuoli" näkymällä Kohdemarkkinat ja osapuolet. Tarkemmat ohjeet löydät ohjeen kohdasta Uuden vähittäsituotteen lisääminen.
  2. Sen jälkeen julkinen versio voidaan poista. Huom. Poistoa ei voi perua. Älä poista ainoaa versiota ellet halua että tuotetiedot poistuvat kokonaan tuotetietopankista.
  3. Lopuksi yksityinen versio julkaistaan.