Tämä ohje on suunnattu uudelle Synkka käyttäjälle ja sen tarkoitus on auttaa käyttäjää ensimmäisen tuotteen tallentamisessa. Tämän lisäksi ohje avaa yleisiä tuotetietoihin liittyviä termejä, antaa vinkkejä muista Synkka ohjeista ja tiedonlähteistä.
Tuotetiedon tallentajan on hyvä tietää seuraavat termit.
GTIN-koodin avulla tunnistetaan kauppanimike (vähittäistuote, kuljetuspakkaus, lava) Synkka-palvelussa. Kaikilla tuotteilla pitää olla GTIN-koodi jotka halutaan tallentaa Synkkaan. GTIN-koodi on kansainvälinen, ja yleensä 13 merkkiä pitkä. Kun GTIN-koodi tallennetaan Synkka-palveluun täydennetään etunollalla (0). Kaikki GTIN-koodit pitää olla 14-merkkisiä Synkka-palvelussa. Tiedontoimittaja luo GTIN-koodit omasta yritystunnisteesta tai jos kyseessä on maahantuonti tuote niin tiedontoimittaja voi käyttää tuotteessta jo olevaa koodia.
GLN-numeron avulla tunnistetaan osapuoli Synkka-palvelussa. Tiedontoimittajalle luodaan Synkka-palveluun GLN-numero liittymisvaiheessa ja numero näkyy sisäänkirjautuneen yrityksen tiedoissa käyttöliittymässä.
Pakkaushierarkia kuvaa, miten eri pakkaukset linkittyy toisiinsa. Pakkaushierarkia koostuu vähittäistuotteesta ja sen kuljetuspakkauksista. Pakkaushierarkia voi koostua vähittäistuotteesta, kuljetuspakkauksesta, lavasta tai lajitelmasta.
Tiedontoimittajan kerää kaikki tuotetiedot ja tallentaa ne Synkka-palveluun. Synkka-palveluun tallennetaan ohjelmistollisesti pakollisia tietoja, lainsäädännön edellyttämiä tietoja, vastaanottajien tarvitsemia tietoja ja muita valinnaisia tietoja. Hyvä nyrkkisääntö on että kaikki tuotteen pakkauksesta löytyvät tiedot pitää tallentaa Synkka-palveluun. Suosittelemme keräämään kaikki tuotetiedot valmiiksi ennen kun aloittaa tuotetietojen tallentamisen.
Tuotetietojen oikeellisuudella tarkoitetaan että tuotetiedot ovat laadukkaat, ne ovat oikein, ajantasalla ja ajanmukaiset. Tiedontoimittaja on vastuussa tuotetietojen oikeellisuudesta.
Tuotetietojen tallentaminen aloitetaan aina vähittäistuotteesta. Vähittäistuotteelle voidaan sitten lisätä kuljetuspakkauksia ja lavoja. Tallennettu tuotetieto on Luonnos-tilassa, Luonnos-tilassa olevat tuotetiedot eivät ole välitetty vastaanottajille.
Tuote voidaan julkaista tietokantaan kun kaikki tarpeelliset tiedot on annettu ja käyttöliittymän virheraportti on tyhjä. Tuotteen julkaisun yhteydessä muodostuu tuotetietosanoma, jolloin tuotetiedot välitetään vastaanottajille. Vastaanottajat käsittelevät tuotetiedot
Niin kauan kun tuote on Luonnos-tilassa jatketaan tuotetietojen lisäämistä eri tietokenttiin. Jos tuote on Julkaistu, pitää päivitykset tehdä joko Korjauksena tai Tulevaisuuden versiona.
Yhdestä ja samasta tuotteesta voi olla useampi versio. Tuotteelle muodostuu useampi versio seuraavissa tilantessa:
Hakutuloksessa tuotteen tiedot näkyvät kahteen kertaan (paitsi tulevaisuuden versio) ja käyttäjä saa parhaiten tiedon muista versioista lisäämällä esim. sarekkeet Kohdemarkkina ja Osapuoli hakutulosnäkymään.
Kun tuote poistuu tiedontoimittajan valikoimasta, tai sen lanseeraus perutaan pitää tämä tieto viedä myös Synkka-palveluun. Tieto tuotteen lopettamisesta pitää tehdä etukäteen, jotta tiedon vastaanottajat voivat varautua tuotteen poistumiseen. Tuote lopetukset tehdään aina tuotteen nykyiseen versioon (Luonnos-välilehti) lisäämällä lopetuspäivämäärät tietokenttiin Saatavuus päättyy ja Tuotannon lopetuksen päivämäärä, tai Saatavuus päättyy ja Lanseerauksen peruutus päivämäärä.
Synkka-palveluun kirjaudutaan osoitteessa https://synkka.gs1.fi
Tarkemmat ohjeet kirjautumiseen löydät tältä sivulta.
Synkka-palvelun toiminnot ohje on pikaohje tuotetietojen tallentamiseen. Tämän lisäksi ohjeesen on koottu myös muita hyödyllisiä vinkkejä tuotetiedon ylläpidon näkökulmasta.
Ohjeen sisältö: