Tuotetietojen päivitys Excelin avulla, esimerkkejä

Synkka-exceliä voidaan yleisesti käyttää tuotetietojen massapäivitykseen. Alla on kuvattu neljä hyvin tyypillistä tilannetta; Edustuksen siirtyminen, ohjeet uudelle ja vanhalle edustajalle, Pakkausmateriaalitietojen päivitys sekä tiedon poistaminen tuotteelta.

Kaikki alla kuvatut tilanteet edellyttävät että käyttäjällä on Synkka-tuotetietopankin lataustiedosto käytettävissä. Itse luotuja excel-pohjia ei ole mahdollista käyttää.

Tuotteen edustus vaihtuu, uuden edustajan toimenpiteet
Tuotteen edustus vaihtuu, vanhan edustajan toimenpiteet
Vähittäistuotteen tai kuljetuspakkauksen poistaminen
Pakkausmateriaalitietojen päivitys
Tuotteen yhteystietojen lisääminen tuotteelle
Tuotteen nimitietojen päivitys

Tuotteen edustus vaihtuu, uuden edustajan toimenpiteet

Uudella edustajalla pitää olla lataustiedosto tuotteista jotta päivitys ja vienti takaisin Synkkaan on mahdollista tehdä. Lataustiedostoa voi kysyä vanhalta edustajalta. Huomaa että GS1 Finland Oy ei toimita tuotetietoja. Aloita tallentamalla alkuperäinen lataustiedosto ja luo sitten tiedostosta kopio johon teet alla olevat muutokset.

  1. Tuotetiedot käydään läpi ja varmistetaan että ne ovat oikein ja ajan-tasalla
  2. Tuotetiedoista poistetaan lopetetut tuotteet poistamalla näiden rivit Excelistä (Huom! kaikilta välilehdiltä)
  3. Tiedontoimittajan GLN numero ja nimi vaihdetaan, yhteystiedot päivitetään ja tuotetiedoille annetaan uusi Voimaantulopäivä ja Saatavuus alkaa päivämäärä.
  4. Päivitettävät tiedot:
    • Tiedontoimittajan GLN-numero: tieto toistuu kaikilla välilehdillä, sarakkeessa C, InformationProviderOfTradeItem/GLN, tähän päivitetään uuden edustajan GLN-numero (kuva 1)
    • Tiedontoimittajan nimi: välilehdellä CatalogueItem sarake InformationProviderPartyName, päivitetään uuden edustajan nimi. (kuva 2)
    • Tuotteen yhteystiedot: välilehdelle CatalogueItem sarakkeet yläotsikolla TradeItemContactInformation. (kuva 3)
    • Voimaantulopäivä: välilehdellä CatalogueItem, sarake EffectiveDateTime. Voimaantulopäiväksi annetaan se päivä jolloin tuotteen edustus siirtyy. (kuva 4)
    • Saatavuus alkaa päivä: välilehdellä DeliveryPurchasingInformation, sarake StartAvailabilityDateTime.
Excel uuden edustajanGLN

Kuva 1

2018-10-03 08_16_50-CIN_06400001261778_06400002001007_06400002001007_06400002001014_06400002001014_0

Kuva 2

yhteystiedot

Kuva 3

Excel uuden edustajan voimaantulopäivä

Kuva 4

Tarkista lopuksi onko tarvetta päivittää Valmistajan GLN numeroa. Päivitettävät tiedot löytyy välilehdeltä CatalogueItem, (Manufacturer GLN ja Manufacturer Party Name)

Kun kaikki päivitykset on tehty voidaan tuotetiedot ladata takaisin tietokantaan. Lataus tapahtuu klikkaamalla  ylävalikkoon Tuo-painiketta.

Tuotteen edustus vaihtuu, vanhan edustajan toimenpiteet

Tuotetiedot pitää olla aktiviisena Synkka-tietokannassa niin kauan kun edustusta on. Tee seuraavat toimenpiteet vasta tämän jälkeen. Tämä toimenpide tehdään käyttöliittymässä, ei Synkka excelin avulla.

  1. Tee seuraava haku, hyödynnä tässä Tarkennettu haku-toimintoa
    • Anna hakukriteeri millä löydät tuotteet joiden edustus vaihtuu (Esim. brandinimi)
    • Lisää Julkaisun tila hakuehtoihin ja valitse Julkaistu
  2. Valitse kerralla kaikki GTIN-koodit klikkaamalla ruutua Julkaisun tila-otsikon vieressä
  3. Ylävalikossa aktivoituu nyt Lopeta synkronointi-painike, klikkaa painiketta
    • Lopeta synkronointi-painike lopettaa tuotetietojen välityksen ja siirtää tuotteet Luonnos-tilaan
  4. Valitse kerralla kaikki tuoterivit ja klikkaa ylävalikon Poista-painiketta
  5. Toista haku, synkronoinnin lopetus ja poisto kunnes olet käsitellyt kaikki siirtyvät tuotteet.

Vähittäistuotteen tai kuljetuspakkauksen lopettaminen

Tuotelopetukset voidaan tehdä Synkka excelin avulla. Latausvaiheessa ohjelma tekee samat tarkastukset kun käyttöliittymässä joten virheelliset tiedot on hyvä korjata, ennen kun tiedot ladataan takaisin tietokantaan. Suosittelemme viemään tuotteen tiedot exceliin jolle lopetuspäivämäärät on annettu. Tästä malli excelistä voi kopioida sarakkeen tiedot ja katsoa mihin kohtaan excel-tiedostoa tiedot tulee antaa.

Aloita hakemalla lopetettavat tuotteet hyödyntäen Tarkennettu haku-toimintoa. Vie tuotetiedot excel tiedostoon, ja tallenna tämä tiedosto. Luo tiedostosta kopio, johon teet kaikki päivitykset.

Tuote poistuu markkinoilta

Päivitä seuraavat tiedot excel-tiedostossa.

  1. DeliveryPurchasingInformation välilehdellä, tieto End Availability Date Time (Saatavuus päättyy) Kuva 1
  2. CatalogueItem välilehdellä, tieto Discontinue Date time (Tuotannon lopetuksen päivämäärä) Kuva 2
Excel End availability date time

Kuva 1

Excel discontinue date time

Kuva 2

Tuotteen lanseeraus perutaan

Päivitä seuraavat tiedot excel-tiedostossa.

  1. DeliveryPurchasingInformation välilehdellä, tieto End Availability Date Time (Saatavuus päättyy) Kuva 1
  2. CatalogueItem välilehdellä, tieto Cancel Date Time (Lanseeruksen peruutuksen päivämäärä) Kuva 2
Excel End availability date time

Kuva 1

Excel cancel date time

Kuva 2

Pakkausmateriaalitietojen päivitys

Tämä on esimerkki yleisestä tilanteesta jossa tuotetietoja on tarve päivittää. Päivitettävä tieto voisi olla mikä tahansa, mutta tässä esimerkissä päivitetään tuotteen pakkausmateriaalitietoja. Esimerkissä kuvataan kaksi tilannetta, ensimmäisessä tuotetiedot sisältävät pakkausmateriaalin joka vaihdetaan toiseen materiaaliin. Toisessa esimerkissä yksi pakkausmateriaali poistetaan tuotteesta.

Voit viedä vain yhden hierarkiatason exceliin jos päivitys koskee vain sitä tasoa. Järjestelmä osaa yhdistää ko. yksikön pakkaushierarkiaan latausvaiheessa. Tässä alla olevassa esimerkissä päivitämme vähittäistuotteen tietoja, riittää siis että viemme vähittäistuotteen exceliin.

Tuotteen pakkausmateriaali, lasi vaihtuu muoviin

  1. Valitse tuotteet ja vie päivitettävät tuotetiedot exceliin
  2. Tallenna alkuperäinen lataustiedosto ja tee siitä sitten kopio. Tee kaikki päivitykset kopioon.
  3. Mene lataustiedoston välilehdelle PackagingInformation, tiedot sijaitsevat seuraavissa sarakkeissa:
    • Pakkausmateriaali,(PackagingMaterialTypeCode)
    • Mittayksikkö, (MeasurementUnitCode)
    • Pakkausmateriaalin paino, (PackagingMaterial)
Excel pakkausmateriaali
  1. Jos tuotteella on toinen pakkaustyyppi ja pakkausmateriaali, toistuvat tiedot eri arvoilla seuraavissa sarakkeissa
  2. Vähittäistuotteen pakkausmateriaali muuttuu, nykyinen materiaali on lasi, uusi materiaali on muovi. Uutta materiaalia varten meidän täytyy tietää sen oikea koodiarvo.
  3. Avaa Koodilistan yhteenvetosivu ja etsi pakkausmateriaalien koodilista
  4. Valitse oikea arvo koodilistalta, muoville valitsemme tässä esimerkissä PLASTIC_OTHER
  5. Lisää uusi koodiarvo excel-tiedostoon oikeaan sarakkeeseen
  6. Muovi on materiaalina kevyempi kun lasi, joten päivitämme myös pakkausmateriaalin painon
Excel pakkausmateriaalin päivitys

Tuotteen pakkausmateriaali poistetaan

Tässä esimerkissä yksi pakkausmateriaali poistetaan tuotetiedoista. Huomaa että ainoastaan sarakkeidena arvot poistetaan, itse sarakkeita ei poisteta.

  1. Hae ensin kaikki tuotteet joiden pakkausmateriaalit haluat poistaa ja vie ne sitten excel-tiedostoon.
  2. Tallenna alkuperäinen lataustiedosto ja tee siitä kopio. Tee kaikki päivitykset kopioon.
  3. Mene excelin välilehdelle PackagingInformation ja etsi poistettava pakkausmateriaali
  4. Poistamme tuotteelta yhden pakkausmateriaalin:
    • Pakkausmateriaali, (PackagingMaterialTypeCode)
    • Mittayksikkö, (MeasurementUnitCode)
    • Pakkausmateriaalin paino, (PackagingMaterialCompositionQuantity/Value)
  5. Tyhjennä nämä kaikki kolme saraketta, ei riitä että poistaa vain pakkausmateriaalin.

Tuotteen yhteystietojen lisääminen tuotteelle

Tässä esimerkissä lisäämme Tuotteen yhteystiedot sekä Kuluttajapalvelun yhteystiedot.

  1. Lisää uudet Tuotteen yhteystiedot ja Kuluttajapalvelun yhteystiedot yhdelle vähittäistuotteelle, vie sitten tämä tuote samaan aikaan muiden päivitettävien tuotteiden kanssa excel-tiedostoon. Näin saat selville uuden tiedon sijainnin Synkka-excelissä.
  2. Alla olevassa kuvakaappauksessa näet miltä tiedot näyttävät excelissä:
    • ContactTypeCode: Yhteystyyppi
    • ContactAdress: Yrityksen osoite
    • ContactName: Yrityksen nimi
    • ContactTypeCode: Yhteystyyppi
    • CommunicationChannelCode: Puh./email/www
    • CommunicationValue: Yhteystapa
  3. Päivitä tuotteet lisäämällä tiedot sarakkeisiin. Huomaa että sarakkeissa ContactTypeCode, ContactTypeCode, CommunicatioChannelCode pitää valita oikea koodiarvo Synkan koodilistalta.
  4. Lataa excel-tiedosto takaisin Synkkaan, valitsemalla Tuo-toiminto käyttöliittymässä
Näyttökuva 2019-4-9 kello 8.06.19

Kuva 1, Tuotteen yhteystiedot

Näyttökuva 2019-4-9 kello 8.06.33

Kuva 2, Kuluttajapalvelun yhteystiedot

Tuotteen nimitietojen päivitys

Tässä esimerkissä päivitämme tuotteen nimitiedot vastaamaan uutta nimeämiskäytäntöä.

1. Päivitä yksi pakkaushierarkia (vähittäistuote, kuljetuspakkaus ja tarvittaessa lava) käyttöliittymässä vastaamaan uutta nimeämiskäytäntöä. Suosittelemme valitsemaan tuote jolle pitää lisätä myös Variantti. Lisäämällä Variantin yhdelle tuotteelle saat selville myös tämän tiedon sijainnin excelissä. Huomaa myös antaa kaikki pakolliset kielivaihtoehdot.

2. Vie seuraavaksi tämä päivitetty pakkaushierarkia yhdessä muiden päivitettävien tuotteiden kanssa exceliin. Tuotteen nimitiedot ovat välilehdellä TradeItemDescription. Tällä tavalla näet miten uudet tiedot (Variantti ja Säännelty tuotenimi) sijoittuvat excelissä, ja sinun on helppo päivittää muut tuotteet tämän mallituotteen mukaan. Mikäli päivitettävällä tuotteella ei ole varianttia, jätät sen sarakkeen tyhjäksi excelissä.

3. Katso tästä esimerkki tiedostosta miltä tuotteen nimitiedot näyttävät excelissä. Tässä alla on myös selitykset sarakkeiden tiedoille. Huomaathan, että tämä excel-tiedosto on esimerkki, tiedostosta on poistettu tietoja ja se ei sovellu lataukseen.

  • Brandinimi = BrandName
  • Ala-brandi = SubBrand
  • Tuotenimi = DescriptionShort
  • Toiminnallinen nimi = FunctionalName
  • Säännelty tuotenimi = RegulatedProductName
  • Täydellinen nimi = TradeItemDescription
  • Variantti = VariantDescription

4. Osa tuotteen nimitiedoista annetaan kolmella kielellä (suomi, ruotsi, englanti). Excelissä tulee ensin kieli (esim. fi = suomi) ja sitten itse tieto (esim. Täydellinen nimi suomeksi).

5. Kun olet päivittänyt tuotteen nimitiedot voit ladata excelin takaisin Synkkaan. Excel-tiedoston tuonti takaisin Synkkaan tapahtuu ohjeen Tuotetiedon lataaminen excel-tiedostosta tuotetietopankkiin mukaisesti.